Tidrapport – så här funkar det och filer att hämta

Tidrapport

Tidrapport är en Microsoft Excelbok som består av ett tidrapporteringsblad per månad plus december året innan och januari året efter (totalt 14 månadsblad), ett blad med sammanställningar av dina månadsrapporter och ett blad där du fyller i några uppgifter om hur du arbetar.

Här hämtar du tidrapporten

Skyddade blad
Alla blad är skyddade så att du inte ska radera beräkningar av misstag. Om du vill ändra något i ett skyddat blad högerklickar du på bladets flik och tar bort skyddet. Om du vill skydda bladet igen, högerklickar du och väljer att skydda.

Fliken Värden och info – börja här

Bladet Värden
(Klicka på bilden för att göra den större)

Börja med att fylla i några få uppgifter i de gula cellerna innan du sätter igång att tidrapportera.

På fliken Värden anger du hur många timmar per dag som du normalt arbetar. Om din arbetsplats normalt har ett fast antal timmar per dag, men du arbetar deltid kan du ange hur många procent du arbetar. Exempel:

Du arbetar normalt åtta timmar per dag vilket utgör heltid, ange 8 och 100 %.
Du arbetar deltid 60 % av arbetsställets normala fulltid, ange 8 och 60 %.

Om du redovisar tid per projekt eller aktivitet namnger du upp till fem aktiviteter här. Dina aktiviteter räknas samman och presenteras på fliken Sammanställning.

Om du fakturerar den tid du arbetar kan du ange din timtaxa. Hur mycket du fakturerar per månad visas då på fliken Sammanställning.

Rapporterar du frånvaro eller mertid på tidrapporteringsbladen ska du göra det i decimalform. Om du tycker det är krångligt med decimalerna har du en liten räknare till din hjälp här på fliken Värden. Fyll i när ”avvikelsen” startade och när den slutade för att se hur det blir i decimal form.

På den här fliken finns också kalenderdata som används i mallen, till exempel för att visa hur din arbetade tid ligger i jämförelse med normal heltid om åtta timmar per arbetsdag. Dessa uppgifter är hämtade från webbplatsen http://codeplex.se.

Rapportera din tid på månadsflikarna

Bladet 2021-04
(Klicka på bilden för att göra den större)

Alla tider du registrerar summeras på längden och tvären och i olika format, samt presenteras månadsvis på fliken Sammanställning.

Generellt är alla celler som är ljust gula, gröna eller orangea för dig att fylla med innehåll. Det finns väldigt få måsten, du fyller i och använder så mycket eller lite du vill.

Att börja använda en tidrapporteringsmall är en investering från din sida. Därför finns en demorapport som är ifylld om du vill se och känna hur det fungerar. Demon hittar du i början av denna sida. Klicka gärna på skärmbilderna på denna sida för att se hur det ser ut.

Månad, vecka, dag och datum

Dessa uppgifter är förifyllda, men du kan naturligtvis ändra dem om du vill.

Månadsnamnet högst upp skrivs ut på fliken Sammanställning.

Ange veckonummer och datum på den första rapporteringsraden så fyller mallen automatiskt på för resten av månaden.

Observera! Månadsvisningen börjar alltid med veckodagen måndag och inte med datumet 1. Därför händer det att du får några dagar av föregående månad i början av rapportbladet.

In och ut

Du rapporterar när du kom och när du gick på dagen. Om exempelvis lunch inte ingår i arbetstiden kan du ”stämpla ut” för lunch och sedan ”stämpla in” igen när du är åter.

Du anger tiden som hh:mm (timmar kolon minuter), till exempel 08:15 för kvart över åtta på morgonen.

Det räcker att rapportera ”en in och en ut” för att ha gjort dagens tidrapportering.

Om du inte ska arbeta en dag, och den dagen inte ska räknas som frånvaro, skriver du 0 (noll) i första In-kolumnen. Tidrapport räknar antalet dagar i veckan som inte börjar med 0 och använder det värdet för att avgöra hur många timmar du ”borde arbeta” den veckan. Som du ser är alla lördagar och söndagar, liksom helgdagar, ”nollade”. Om du ska arbeta en helgdag skriver du bara in din tid där istället för 0.

Tid och övertid

Dessa räknas utifrån vad du angivit som din normala arbetstid på fliken Värden. Tid redovisar tiden upp till och med din normaltid medan övertid redovisar arbetad tid som är över din normaltid. Båda visar tiden i decimalform.

Frånvaro och mertid

Om du till exempel har fasta arbetstider, säg 08:00-12:00 och 13:00-17:00 (åtta timmar), och rapporterar din tid så, kan du lägga till frånvaro eller extra arbetstid, om du till exempel måste till banken på arbetstid (frånvaro) eller jobbade över på kvällen (mertid). Denna tid anger du decimalt, frånvaro med minus (-), till exempel -2,25 för två timmar och en kvarts frånvaro eller 1,5 för en och en halv timmes mertid.

Om du är osäker på hur du anger tid i decimalt format finns en liten hjälpräknare på fliken Värden.

Total hh:mm och Deb.grad

Här redovisas din totala arbetstid för dagen i timmar och minuter samt vilken debiteringsgrad det ger. Arbetar du din normaltid som du angivit på bladet Värden, till exempel 8 timmar, blir debiteringsgraden 100 procent.

Noteringar

Fritextfält där du kan skriva minnesnoteringar.

Fakturera, Rapp.dag och H. över/under?

Fakturera visar din tid avrundat till närmaste hela kvart och decimalt, alltså timmar plus 0/0,25/0,50/0,75.

Om du till exempel har arbetat 7 timmar och 20 minuter visas tiden som 7,25, alltså sju timmar och en kvart.
Om du däremot arbetar 7 timmar och 25 minuter visas tiden som 7,50 eftersom du nu är närmare halvtimmen än kvarten.

I kolumnen rapporteringsdag kan du skriva datumet för när du rapporterade tiden, till exempel i uppdragsgivarens tidrapporteringssystem.

Kolumnen H. över/under visar hur din tid avviker från idealvärdet den veckan.

Om du till exempel ska arbeta 40 timmar en vecka men bara arbetar 38 timmar, visas -2 i rött.
Om du däremot arbetar 45 timmar visas siffran 5 i grönt.
Arbetar du 40 timmar – exemplets normaltid – visas siffran 0 i vitt.

Projekt/Aktiviteter

Det här avsnittet går att visa eller dölja. Klicka på plus-knappen för att fälla ut/in.

Du kan notera hur mycket tid i procent du lägger på upp till fem olika aktiviteter. Om du registrerar arbetstid ändras färgen på inmatningsfälten i aktiviteter från grå till gul för att påminna dig om möjligheten. Varje dag räknas ihop och du blir varnad med en avvikande färg om du registrerar mer eller mindre än 100 procent på en dag. Ange procentsatserna i heltal, till exempel 20 för 20 procent.

Dina aktiviteter visas också som månadssammanställningar på bladet Sammanställning.

Namnge dina aktiviteter eller projekt på bladet Värden.

Den här månaden arbetar jag så här många % av min normaltid

Längst ner till vänster kan du ange om du tillfälligtvis arbetar avvikande tid en enskild månad. Normaltiden, till exempel 8 timmar per dag, från bladet Värden räknas då om enligt den procentsats du anger här. Om du använder den här deltidsfunktionen ska du inte ”nolla” dagar du inte arbetar på (se avsnittet In och ut ovan).

Om du till exempel arbetar tre dagar i veckan, kan du antingen
låta tiden vara 100 % och ”nolla” de dagar du inte arbetar, eller
skriva in 60 % som deltid och bara strunta att skriva någon tid på dagarna du inte arbetar.
Se till exempel bladet 2022-03 i demofilen för att se hur det fungerar.

Sammanställning

Fliken Sammanställning
(Klicka på bilden för att göra den större)

På fliken Sammanställning visas all tid och allt projektarbete du registrerat per månad.

Här kan du också se i timmar hur din rapporterade tid är i jämförelse med en normal heltid på åtta timmar per dag, samt procentuellt hur mycket du arbetar varje månad i relation till din egen ”rekordmånad”.

3 svar på ”Tidrapport – så här funkar det och filer att hämta”

  1. Fantastiskt bra tidrapport, hjälper mig mycket, men en fråga. Visas mertiden bara för en resp månad? Eller är den mertid som visas en månad, ett aktuellt saldoutifrån tidigare månader? Frågan uppstår när det blir minus vissa månader och plus andra och jag har inte förstått ifall tidrapporten automatiskt håller kolla på totala summan av +/-mertid. Eller om man använder sammanställning och summerar där?

    1. Tack för glada tillrop och för frågan Thomas!

      All tid hålls ihop per den dag och den månad tiden är registrerad. Jag för inte över några värden framåt från månad till månad, exempelvis från januari till februari.

      Min tanke med mertiden är antingen som ett påslag eller korrigering av ordinarie arbetstid (”jag var tvungen att gå tidigare men arbetade i kapp på kvällen”) eller som ett sätt att snabbt registrera timmar (”jag var inte på plats, men över dagen arbetade jag tre timmar med rapporten”).

      Alla tider summeras över dag och månad på sitt månadsblad och summeras på bladet Sammanställning tillsammans med lite enkel statistik.

      Jag är inte helt säker på vad du efterlyser. Men man skulle kunna göra en variant av kolumnen ”h +/- av normal arbetsmånad” på bladet Sammanställning. Den visar ju din arbetstid i relation till en ”normaltid” på åtta timmar om dagen. Det värdet skulle kunna justeras efter din arbetstid, alltså om du har en daglig arbetstid på mer eller mindre än åtta timmar. En ”h +/- av din arbetsmånad”.

      Skulle det lösa ditt ”problem”? Om du vill fortsätta dialogen utanför den här webbsidan är du välkommen att mejla hej271@fristedt.org.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.